Articolo aggiornato il 26 Maggio 2024
Negli uffici delle aziende, e oramai accanto alle scrivanie di casa, è diventato indispensabile un distruggi documenti.
La sicurezza nel rendere inservibili tutti quei plichi di contratti e pratiche dove sono riportati dati sensibili, preventivi o bilanci societari sono il motivo per il quale si sceglie questo tipo di macchinario.
Oltre ai documenti cartacei ci sono da smaltire anche i Cd Rom o DVD, carte di credito, e tutti quei supporti elettronici quali schede di memoria, hard disk, chiavette USB fino agli smarthpone.
Il problema della distruzione dei documenti non si presenta solo dopo il termine obbligatorio dei 10 anni dalla loro emissione, ma anche durante le normali attività di ufficio.
Una copia di una carta di identità, un esame clinico da rifare perché stampato male, una copia di una busta paga o un estratto del conto bancario sono i casi più frequenti dove ci si pone la domanda: “E adesso sono sicuro che questi fogli non vengano recuperati per fini illeciti?”.
Il semplice strappo del foglio, anche il più attento, non preclude ad una sua ricostruzione.
Basti pensare alla scena di C.S.I. (la serie televisiva statunitense di una squadra scientifica guidata da Gilbert Gil Grissom), nell’episodio “Omicidio in 3 dimensioni”, dove una lettera inserita nel trita documenti viene recuperata dal cestino e ricomposta al tavolo di assemblaggio dagli investigatori.
Aspetti da valutare nella scelta del distruggi documenti
Uno degli aspetti da considerare è infatti la classificazione del taglio che la carta subisce.
In base al numero di pezzi tritati si identifica il livello di sicurezza. Più fine sarà il taglio della carta e più difficile diventa il recupero del documento.
La scala parte dal livello P2, dove la carta viene tagliata con una larghezza che permette ancora una ricomposizione, e arriva al livello P7 dove il foglio tritato diventa quasi polvere.
Distruggi documenti: da valutare è la scala dei livelli di sicurezza, da P2 a P7 (foto di rexeleurope.com)
Il consiglio è quello di orientarsi nei due livelli intermedi:
- P4 con una distruzione del foglio in 400 pezzi,
- P5 che arriva fino a 2000 pezzi per foglio.
Distruggi ducumenti: controlla le prestazioni
Uno dei problemi dei trita documenti è il surriscaldamento del motore quando le quantità di carta da distruggere sono elevate.
Il problema si presenta nel momento dello scadere dei termini fiscali per la conservazione dell’archivio, quando ci si deve liberare di interi e polverosi faldoni.
In questo caso ci sono modelli di trita documenti progettati per una triturazione continua di 24 ore senza surriscaldamento.
Questo permette un uso ottimale del macchinario in termini di rapporto tempo/quantità.
Altro elemento importante sono le lame: nei documenti sono spesso presenti punti metallici e graffette in ferro che rovinano il filo delle lame.
Oltre ai documenti tieni presente anche la distruzione di carte plastificate come carte di credito, badge o tessere varie.
In questo caso è bene informarsi sulla qualità dei coltelli da taglio: meglio se sono di acciaio temprato al carbonio.
E considera anche la durata della garanzia, che puo’ variare a seconda delle case produttrici.
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Se utilizzi un distruggi documenti o pensi di averne bisogno scrivici il tuo parere nel box qui sotto.
Risparmio energia: sei eco-friendly?
In un’epoca dove il rispetto per la natura è divenuto un obbligo verso le nuove generazioni, anche nelle macchine per ufficio le case produttrici hanno concentrato la loro ricerca per un maggiore risparmio di energia.
In commercio ci sono modelli di distruggi documenti che accumulano l’energia e la rilasciano a fine del ciclo distruttivo, permettendo il funzionamento in uno stato ibrido.
In questo modo la macchina completa la triturazione senza consumo di energia in quanto è scollegata dalla rete elettrica.
Pensa solo alle ore necessarie per tritare gli archivi e il calcolo del risparmio di energia è subito fatto!
Distruggi documenti della linea Kobra prodotti dalla società Elcoman Srl (MB).
Conclusioni
Per scegliere il tuo distruggi documenti ti invitiamo a considerare i seguenti punti:
- Uso (per piccoli uffici, uffici medio-grandi o per uso industriale)
- Sicurezza (livello di triturazione della carta da P2 a P7)
- Materiale da distruggere oltre la carta (CD-ROM, USB, DVD, SIM card, floppy disk, micro film o pellicole etc.)
- Lame da taglio (materiali e garanzia)
- Potenza del motore per evitare il surriscaldamento (in base all’operatività)
- Silenziosità (in ufficio non è mai troppa!)
- Risparmio energetico (vedi il sistema Energy Smart della linea Kobra Classic Line)
- Dimensioni
Con questi suggerimenti ti potrai rivolgere al personale del negozio già con delle basi di partenza chiare in modo da evitare indecisioni.
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Il consiglio è di prenotare una consulenza con l’esperto di Scriba in modo da capire meglio, con il prodotto sotto mano, le tue esigenze.
La certezza che ti possiamo dare è quella di scegliere tra aziende produttrici che sono il meglio che il mercato possa offrire.
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